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Gästeliste
Die Gästeliste ist der Weg für Comps, ohne einen unechten 0-€-Checkout. Jede Person ist eine echte Admission: sie nimmt Bestand, kann einen nummerierten Sitz oder Stehplatz halten, und das Tür-Team findet sie per Name.
Gäste sind keine Kunden. Es gibt kein Käuferkonto, keine Stripe- oder PayPal-Zahlung und keine Erstattung. Wer nicht kommt, wird freigegeben, das Inventar kommt zurück.
Was Du bekommst
- Eine namentliche Gruppe von 1–20 Personen auf einem Standard-Ticket
- Optionale Ticket-Zustellung per E-Mail (oder an Dich selbst)
- Einen internen Staff-Hinweis, nur für Veranstalter und Scanner sichtbar
- Tür-Suche nach Gästename, Begleitung oder Zustelladresse
- Walk-ins am Scanner für GA oder Stehplätze (eine Person, sofort eingecheckt)
- Nummerierte Sitze per Klick auf der Karte; Stehplätze aus einem Stehbereich
- Einzelnes Freigeben einer nicht eingecheckten Begleitung, auch bei Steh-Comps
- Einen nummerierten Gast auf einen anderen freien Sitz desselben Tickets setzen
Was Du nicht bekommst
Die Gästeliste ist kein zweiter Checkout. Sie vergibt Sitze nicht automatisch, verkauft keine Gruppentickets, bucht keine ganzen Tische und lässt den Scanner keine nummerierten Sitze als Walk-in anlegen. Rollstuhl- und Begleitplätze bleiben ein Paar.
Versteckte 0-€-Rabattcodes sind das falsche Objekt. Nimm die Gästeliste.
Gäste melden sich selbst an
Die Gästeliste eines Events hat drei Ansichten: Gäste zeigt jede Gruppe und ob Dein Team sie angelegt hat oder über welchen Link sie sich angemeldet hat. Anfragen sammelt die Anmeldungen, die auf Dich warten, mit ihrer Anzahl. Anmeldelinks zeigt Deine Links mit Bestätigung, Ticket, Begleitung und belegten Plätzen.
Öffne beim Event Gästeliste → Anmeldelinks → Neuer Anmeldelink. Wähle unter Zugang ein Standardticket für freie Platzwahl oder Stehplätze, lege Plätze über diesen Link und Begleitpersonen pro Gast fest, lasse Anmeldung geöffnet eingeschaltet und entscheide, ob Du Anmeldungen prüfen willst. Speichere, kopiere dann den Link und teile ihn mit Deinen Gästen. Shop und Event müssen veröffentlicht sein; nicht gelistete Events funktionieren ebenfalls.
Gäste melden sich auf einer mobilen Seite an, ohne Benutzerkonto und ohne Checkout. Die Seite verlinkt Deine Datenschutzerklärung, und die Datenschutztexte, die Usetix für Dich erstellt, decken Gästelisten-Anmeldungen ab.
Was Gäste angeben
Name und E-Mail-Adresse werden immer abgefragt. Unter Abgefragte Angaben stellst Du Firma, Telefon und Namen der Begleitung jeweils auf Nicht abfragen, Optional oder Pflichtfeld. Namen der Begleitung werden nur abgefragt, wenn der Link Begleitung erlaubt. Mit Fragen aus dem Checkout fragt der Link zusätzlich die Checkout-Fragen des Events ab, die einmal pro Bestellung gestellt werden; Fragen pro Teilnehmer bleiben außen vor. Eine Pflichtfrage ist auch bei der Anmeldung Pflicht, außer Käufer dürfen sie später ergänzen.
Neue Links fragen die Firma optional ab und sonst nichts; bestehende Links funktionieren wie bisher. Was ein Link nicht abfragt, wird nicht gespeichert. Gibst Du eine Anmeldung frei, gehen Firma, Telefon, Antworten und Namen der Begleitung an die Gästegruppe, als hättest Du sie selbst eingetragen. So sieht das Tür-Team die Begleitung mit Namen.
Mehrere Links
Erstelle weitere Links für andere Ticketarten oder Gästegruppen. Ein optionaler interner Name wie Presse oder Partner hilft beim Zuordnen. Jeder Link hat seine eigenen Angaben, seine eigene Bestätigung, Begleitungsgrenze und sein eigenes Kontingent. Neue Links sind standardmäßig geöffnet; schalte Anmeldung geöffnet aus, wenn ein neuer Link geschlossen starten soll. Bestehende geschlossene Links bleiben geschlossen.
Ist ein Link an die falsche Stelle gelangt, öffne ihn und klicke auf Link erneuern. Nach der Bestätigung funktioniert die alte URL sofort nicht mehr, auch in bereits geöffneten Formularen. Kopiere und teile die neue URL. Bestehende Anfragen und Tickets bleiben gültig; andere Links bleiben unverändert. Unter Anfragen kannst Du nach Link filtern.
Sofort bestätigen oder prüfen
- Anmeldungen prüfen an: Der Gast erhält eine Eingangsbestätigung auf der Seite. Eigentümer und Manager werden benachrichtigt. Unter Anfragen prüfst Du Name, Angaben, Antworten und Gruppe und klickst direkt auf Freigeben oder Ablehnen.
- Anmeldungen prüfen aus: Eine gültige Anmeldung erstellt die kostenlosen Tickets und verschickt sie sofort per E-Mail.
Jede Person bekommt ein eigenes QR-Ticket, auch die Begleitung. Offene Anfragen reservieren keine Plätze. Die Freigabe prüft das Linkkontingent und den tatsächlichen Bestand. Schließt Du die Anmeldung, bleiben offene Anfragen zur Bearbeitung erhalten. Eine Ablehnung verschickt keine E-Mail.
Eine Anmeldung pro Gast
Ein Gast meldet sich pro Event einmal an, über alle Links hinweg, und auch dann nicht erneut, wenn Dein Team ihn schon mit dieser E-Mail-Adresse eingetragen hat. Eine zweite Anmeldung legt nichts Neues an: Die Seite meldet Du bist schon angemeldet, und der Gast bekommt eine E-Mail mit dem Link zu seiner eigenen Anmeldung (oder, wenn Dein Team ihn eingetragen hat, seine Tickets noch einmal). Mehr verrät die Seite über die Anmeldung nicht.
Auf seiner Anmeldeseite sieht der Gast, ob er auf der Liste steht, kann sich seine Tickets erneut senden lassen und Begleitung nachtragen, bis zur Grenze des Links und solange der Link Anmeldungen annimmt. Vor der Freigabe wächst einfach die Anfrage. Nach der Freigabe bekommt die Begleitung bei Links ohne Prüfung sofort Tickets; sonst wartet sie unter Anfragen neben der ursprünglichen Anmeldung, bis Du sie freigibst oder ablehnst. Freigegebene Begleitung bekommt eigene Tickets, bereits verschickte Tickets ändern sich also nie. Sie zählt zu den Plätzen des Links.
Stornierte Eintritte geben Kontingent frei; die ursprüngliche Anfrage bleibt bearbeitet. Änderungen und erneuten Versand erledigst Du bei der bestehenden Gästegruppe. Nummerierte Sitze werden weiterhin manuell auf dem Saalplan zugewiesen.
So fügst Du einen Gast hinzu
Öffne das Event, dann Gästeliste. Gast hinzufügen.
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Name | Wonach das Tür-Team sucht. Pflicht. |
| Tickettyp | Ein Standard-Ticket. Bei Sitzplatz-Events muss es auf Sitze oder Stehplätze gemappt sein. |
| Gruppengröße | Eine Admission pro Person, bis 20. Bei nummerierten Sitzen ist jeder geklickte Platz eine Person. |
| Sitze oder Stehplatz | Sitze auf der Karte anklicken, oder den Stehbereich wählen. |
| Zustell-E-Mail | Optional. Ohne E-Mail steht der Gast nur auf der Türliste. |
| Staff-Hinweis | Optional. Nur für Veranstalter und Scanner. |
Speichern. Inventar wird sofort verbraucht. Unbenannte Begleitungen erscheinen an der Tür als „Gast von {Name}“.
An der Tür
Das Team sucht im Scanner nach dem angezeigten Namen. Der Staff-Hinweis steht auf dem Ticket. Walk-ins laufen über Walk-in hinzufügen: Name, GA- oder Steh-Ticket, danach sind sie auf der Liste und bereits eingecheckt.
Danach
- Name, Begleitungen, Zustelladresse oder Staff-Hinweis ändern
- Tickets erneut senden, wenn eine Adresse da ist
- Eine nicht eingecheckte Admission freigeben, oder die ganze Gruppe entfernen, wenn noch niemand angekommen ist
- Einen nummerierten Sitz auf derselben Karte verschieben. Apple Wallet aktualisiert sich, wenn der Pass installiert ist; E-Mail geht nur raus, wenn eine Zustelladresse gesetzt ist
Eingecheckte Admissions bleiben. Eine Gruppe mit Ankunft kannst Du nicht mehr komplett entfernen; die übrigen Personen kannst Du weiter freigeben.
KI, MCP, API und CLI
Der Assistent in der App, MCP und die Gästelisten-API EN sind dasselbe Produkt. Du kannst Gruppen listen, GA- oder Steh-Comps anlegen, nummerierte Sitze über stabile Keys wählen, Namen ändern, stornieren und Sitze verschieben.
Auch Anmeldelinks und Anfragen lassen sich darüber bearbeiten. Bitte den Assistenten zum Beispiel um einen Link mit manueller Freigabe, 50 Plätzen, bis zu zwei Begleitpersonen und Telefonnummer als Pflichtfeld und lass Dir danach offene Anfragen zeigen. Das gemeinsame Tool manage_guest_list hat dafür forms, form, create_form, configure_form, rotate_form, requests, approve_request und reject_request; signup_fields und ask_checkout_questions legen fest, was ein Link abfragt.
Die CLI bietet den Ablauf über usetix events guest-list forms/create/form/configure/rotate/requests/approve/reject. --company, --phone, --companion-names und --ask-checkout-questions legen fest, was ein Link abfragt. Freigeben und Ablehnen verwenden die Anfrage-ID und --yes; --json erhält die API-Antwortfelder. Manuelle Gästegruppen und Sitzplatzänderungen bleiben über usetix api erreichbar.
Sitz-Keys nicht erfinden. Zuerst das places-Tool (oder das Guest-List-JSON) fragen, dann diese Keys übergeben. Die API vergibt Sitze nicht automatisch.
Gästelisten-Buchungen sind keine Stripe-Erstattungen. PrepareRefundTool ignoriert sie absichtlich.