Entspannt durch den Eventtag

Der Eventtag soll im besten Sinn langweilig sein: Die richtigen Leute haben Zugriff, Scanner sind bereit und das Tür-Team weiß, was bei schlechtem Netz oder einem fehlenden Ticket zu tun ist.

Event vorbereiten

Bevor die Türen öffnen:

• Prüfe Einlass- und Eventzeiten, die Gäste sehen.
• Kontrolliere aktive Tickettypen, verkaufte Eintritte und freien Bestand.
• Lege kostenlose Eintritte auf der Gästeliste an, statt einen unechten 0-€-Checkout zu verwenden.
• Exportiere die Teilnehmerliste, wenn die Venue einen Papier-Fallback möchte.

Dem Team den richtigen Zugriff geben

Lade Tür-Personal mit der Scanner-Rolle ein, wenn es nur Check-in-Zugriff braucht. Teile keinen Inhaber-Login. Öffne den Scanner auf jedem Gerät vor dem Ansturm und wähle das richtige Event.

Jeden Scanner testen

Scanne ein gültiges Ticket und prüfe, ob das Ergebnis eindeutig ist. Ticketfarben helfen dem Team, Kategorien schnell zu erkennen. Kontrolliere Display-Helligkeit, Akku, Kamera-Berechtigung sowie Venue-WLAN oder Mobilfunk.

Der Scanner kann bei einem vorübergehenden Verbindungsabbruch Tickets weiter annehmen und die Versuche später synchronisieren. Öffne ihn vor dem Einlass einmal online und lösche während des Events keine Browserdaten.

Ausnahmen vorher klären

Bestimmt eine Person, die Namenssuche, doppelte Scans, geänderte Plätze oder fehlende Tickets löst. Scanner und Gästeliste können Teilnehmer per Name finden. Erstattungen und größere Bestelländerungen bleiben bei einem Manager abseits der Hauptschlange.

Nach dem Einlass

Prüfe eingelöste und offene Eintritte, synchronisiere Offline-Geräte und exportiere bei Bedarf die endgültigen Teilnehmerdaten. Bewahre Event- und Bestellhistorie auf; sie hilft beim Support und beim nächsten Event.

Für wiederkehrende Abläufe: Usetix automatisieren.