Contrato de encargo del tratamiento

Este contrato de encargo del tratamiento de datos personales según el art. 28 del RGPD se aplica entre el organizador que utiliza una cuenta de Usetix («Responsable del tratamiento») y Screen Island GmbH como operadora de Usetix («Usetix»). Forma parte de los términos del servicio y se celebra al aceptarlos en el registro o al crear una cuenta de organizador. No hace falta una firma aparte; la forma electrónica es suficiente (art. 28, apdo. 9 del RGPD).

Cómo trata Usetix datos bajo su propia responsabilidad, por ejemplo las cuentas y los datos de facturación de los organizadores, se describe en la política de privacidad.

1. Objeto y duración

Usetix pone a disposición del Responsable del tratamiento una plataforma de venta de entradas: tienda, venta y envío de entradas, control de acceso, listas de invitados, vales regalo, reservas de lounges, emails a los compradores, incluidas newsletters, informes, integraciones, funciones de IA y soporte. Para ello, Usetix trata datos personales por encargo del Responsable del tratamiento.

El contrato se aplica mientras el Responsable del tratamiento utilice una cuenta de Usetix y termina con la eliminación de la cuenta (sección 10).

2. Naturaleza y finalidad del tratamiento, categorías de datos e interesados

Naturaleza del tratamiento: recogida, almacenamiento, organización, visualización, transmisión (por ejemplo, el envío de entradas por email), análisis y supresión.

Finalidad: la prestación de los servicios acordados al Responsable del tratamiento.

Interesados: compradores de entradas e invitados, personas en listas de invitados o con reservas de lounge, compradores y titulares de vales regalo, promotores y candidatos, personas que se inscriben mediante los formularios del Responsable del tratamiento y los miembros de su equipo.

Categorías de datos:

Datos de contacto: nombre, dirección de email y número de teléfono, si se recoge
Datos de facturación: empresa, dirección, número de IVA
Datos de pedidos, entradas y estado del pago; los datos de tarjetas y cuentas los tratan exclusivamente los proveedores de pago
Datos de acceso y de registro en la entrada
Respuestas a las preguntas que plantea el Responsable del tratamiento
Datos de vales y reservas
Datos de comunicación: emails a los compradores y su estado de entrega
Consentimientos, por ejemplo para emails de marketing
Newsletters: destinatarios, estado de entrega, bajas, aperturas y clics
Estadísticas de la tienda, solo con el consentimiento de los visitantes
Nombres, direcciones de email y roles de los miembros del equipo, así como el registro de actividad de la cuenta
Programas de promotores: solicitudes con respuestas y foto, listas de invitados de los promotores con canal y acceso, rachas diarias, visitas a los enlaces de lista de invitados, clasificaciones y mensajes al equipo

No está previsto el tratamiento de categorías especiales de datos personales (art. 9 del RGPD). Si el Responsable del tratamiento recoge esos datos con sus propias preguntas, lo hace bajo su propia responsabilidad.

Usetix mantiene bajo su propia responsabilidad, para todas las cuentas, la lista de supresión de direcciones que no se pueden entregar de forma permanente y de quejas de spam de newsletters (Política de privacidad, sección 3.7): una dirección incluida en ella deja de recibir newsletters de cualquier organizador.

Usetix gestiona bajo su propia responsabilidad el acceso a Usetix de los promotores, con su foto de perfil, sus perfiles en redes sociales y los dispositivos para notificaciones push, porque los promotores lo usan con varios organizadores (Política de privacidad, sección 3.8).

3. Instrucciones

Usetix trata los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Responsable del tratamiento, también en lo relativo a transferencias a terceros países, salvo que Usetix esté obligada por ley. En ese caso, Usetix informa al Responsable del tratamiento de esa obligación antes del tratamiento, salvo que la ley lo prohíba.

Son instrucciones este contrato, los términos del servicio y los ajustes y acciones del Responsable del tratamiento en Usetix, ya sea en el panel, a través de la API, de integraciones o del asistente de IA. El Responsable del tratamiento da instrucciones concretas por escrito, por ejemplo por email a support@usetix.io. Si Usetix considera que una instrucción es ilícita, informa de inmediato al Responsable del tratamiento.

4. Confidencialidad

Usetix solo emplea a personas obligadas a la confidencialidad. El soporte de Usetix abre una cuenta de organizador únicamente para ayudar y con derechos limitados: la facturación, los pagos, los reembolsos, el equipo y las integraciones quedan en manos del Responsable del tratamiento. Cada visita se registra y se muestra al Responsable del tratamiento en Ajustes → Soporte de Usetix; los cambios del soporte aparecen en el registro de actividad.

5. Medidas técnicas y organizativas

Usetix adopta las medidas exigidas por el art. 32 del RGPD, en particular:

Alojamiento en centros de datos en Alemania (Hetzner, Falkenstein); allí se guardan las bases de datos, los archivos y las copias de seguridad
Transmisión cifrada (TLS); las credenciales de los proveedores de pago y de las integraciones se cifran, y los tokens de acceso solo se guardan como hash
Inicio de sesión sin contraseña con enlaces de acceso de duración limitada o passkeys; las sesiones terminan tras 90 días sin uso
Separación lógica de los datos de cada cuenta de organizador; roles y permisos para propietarios, gestores, coorganizadores, escáneres y promotores; tokens de API e integraciones con permisos limitados
Registro de actividad de los cambios en la cuenta y accesos del soporte registrados
Copias de seguridad cada hora con conservación rotativa de siete días y una copia antes de cada actualización
Actualizaciones de seguridad periódicas y controles de seguridad automatizados del código y sus dependencias
Plazos fijos de supresión y conservación (sección 10 y política de privacidad)

Usetix puede desarrollar estas medidas siempre que el nivel de protección no disminuya.

6. Subencargados

El Responsable del tratamiento autoriza el recurso a los siguientes subencargados:

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Alemania: servidores, base de datos, almacenamiento de archivos y copias de seguridad y envío de emails, centro de datos en Falkenstein, Alemania
Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, EE. UU.: servicios de red y seguridad (protección frente a ataques, TLS, dominios propios de las tiendas); todas las solicitudes a la tienda y al panel pasan por Cloudflare
xAI, EE. UU.: modelo de lenguaje para las funciones de IA del panel (asistente, eventos a partir de flyers, importación de planos de sala, sugerencias publicitarias, descripciones de imágenes); solo se transmiten los contenidos que facilitan los usuarios del Responsable del tratamiento y los datos que se consultan para la tarea correspondiente, y solo cuando se usan estas funciones
Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburgo: envío de newsletters (Amazon Simple Email Service), centro de datos en Estocolmo, Suecia; se transmiten la dirección y el nombre del destinatario y el contenido del email, y solo si el Responsable del tratamiento utiliza el email marketing. Anunciado el 5 de octubre de 2026, en uso a partir del 4 de noviembre de 2026

Las transferencias a EE. UU. están cubiertas por garantías adecuadas conforme al capítulo V del RGPD, en particular el EU-U.S. Data Privacy Framework cuando el proveedor está certificado, o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

Usetix obliga contractualmente a los subencargados a cumplir obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este contrato. Usetix anuncia los subencargados nuevos o sustituidos con al menos 30 días de antelación en esta página y por email a los propietarios de las cuentas. El Responsable del tratamiento puede oponerse por un motivo importante de protección de datos. Si las partes no encuentran una solución, el Responsable del tratamiento puede eliminar su cuenta.

No son subencargados en el sentido de este contrato los servicios que el Responsable del tratamiento elige por sí mismo y que tratan los datos bajo su propia responsabilidad: los proveedores de pago Stripe y PayPal, los servicios de publicidad y analítica que activa en su tienda, y las aplicaciones de IA y automatizaciones que conecta mediante MCP, la API o integraciones como Zapier, n8n o Make. Las notificaciones push se entregan cifradas a través de los servicios push de los fabricantes de navegadores y dispositivos, que no reciben contenido legible.

7. Asistencia al Responsable del tratamiento

Usetix asiste al Responsable del tratamiento en las solicitudes de los interesados, en particular mediante las exportaciones y funciones de edición del panel y, cuando no basten, a petición en support@usetix.io. Si los interesados se dirigen directamente a Usetix, Usetix reenvía la solicitud al Responsable del tratamiento. Usetix también le asiste en sus obligaciones según los art. 32 a 36 del RGPD, en la medida en que disponga de la información necesaria.

8. Violaciones de la seguridad de los datos personales

Usetix notifica al Responsable del tratamiento toda violación de la seguridad de los datos personales sin dilación indebida tras tener conocimiento de ella, por email a los propietarios de la cuenta. La notificación contiene, en la medida en que esté disponible, la información del art. 33, apdo. 3 del RGPD; Usetix completa la información que falte en cuanto disponga de ella.

9. Acreditación y auditorías

Usetix pone a disposición del Responsable del tratamiento la información necesaria para acreditar el cumplimiento de este contrato. El Responsable del tratamiento, o un auditor designado por él y obligado a guardar secreto, puede realizar auditorías: previo aviso con antelación razonable, en horario laboral habitual, sin perturbar el funcionamiento y protegiendo la confidencialidad de los datos de otros clientes, por regla general como máximo una vez al año, salvo que exista un motivo concreto.

10. Supresión y devolución

El Responsable del tratamiento puede guardar sus datos antes del fin del contrato mediante las exportaciones de Usetix. Cuando un propietario programa la eliminación de la cuenta, el acceso termina de inmediato. Tras un periodo de recuperación de 30 días, Usetix elimina la cuenta y sus datos de los sistemas activos; las copias de seguridad expiran en un plazo adicional de siete días. Esto no se aplica a los datos que Usetix esté legalmente obligada a conservar.

Durante la vigencia del contrato se aplican los plazos de supresión de la política de privacidad, por ejemplo doce meses para el registro de actividad.

11. Disposiciones finales

La responsabilidad se rige por el art. 82 del RGPD y, en lo demás, por las disposiciones sobre responsabilidad de los términos del servicio. En caso de contradicción, este contrato prevalece sobre los términos del servicio en materia de protección de datos. Usetix puede modificar este contrato cuando sea necesario, por ejemplo por nuevos subencargados o cambios legales, e informa de ello por email a los propietarios de las cuentas. Se aplica el derecho alemán. La versión alemana es la vinculante; las traducciones son informativas.

Screen Island GmbH
Datos de contacto en el aviso legal · support@usetix.io